2.1 Informasi Pribadi

• Nama lengkap
• Alamat email
• Username
• Nomor telepon (opsional)
• Unit kerja
• Password (dienkripsi)
• Role/Peran pengguna (admin atau user)

2.2 Informasi Pemesanan

• Detail pemesanan ruang meeting (judul, deskripsi, waktu)
• Tanggal dan waktu pemesanan (start_time, end_time)
• Dokumen perizinan dalam format PDF (jika diperlukan)
• Status pemesanan (pending, confirmed, cancelled, completed)
• Unit kerja pemesan
• Jumlah peserta dan daftar email peserta (opsional)
• Kebutuhan khusus meeting
• Pengaturan visibilitas deskripsi (public atau invited_pics_only)

2.3 Informasi PIC Invitations

• Daftar PIC (Person In Charge) yang diundang untuk meeting
• Status undangan PIC
• Riwayat undangan yang dikirim dan diterima

2.4 Informasi Preempt Booking

• Permintaan didahulukan (preempt request) dari pengguna lain
• Alasan permintaan didahulukan
• Status tanggapan pemilik booking
• Deadline untuk merespons permintaan

2.5 Informasi Teknis

• Alamat IP
• Browser dan perangkat yang digunakan
• Waktu login terakhir

Kami menggunakan informasi yang dikumpulkan untuk:

• Menyediakan layanan pemesanan ruang meeting
• Memverifikasi identitas pengguna melalui email verification
• Mengelola dan memproses pemesanan ruang meeting
• Mengirim notifikasi terkait pemesanan, undangan PIC, dan permintaan didahulukan
• Mengelola undangan PIC ke meeting tertentu
• Memproses permintaan didahulukan (preempt booking) antar pengguna
• Mengatur visibilitas deskripsi meeting berdasarkan pengaturan pengguna
• Meningkatkan keamanan sistem dengan role-based access control
• Menyediakan dashboard dan kalender untuk monitoring booking
• Menyediakan dukungan teknis
• Mematuhi kewajiban hukum

Kami menerapkan berbagai langkah keamanan untuk melindungi informasi Anda:

• Enkripsi password menggunakan hash yang aman (bcrypt)
• Koneksi HTTPS untuk semua komunikasi
• Verifikasi email wajib untuk akun baru sebelum dapat menggunakan sistem
• Pembatasan akses berdasarkan peran pengguna (role-based access control)
• Kontrol visibilitas deskripsi meeting (hanya admin, owner, atau PIC yang diundang dapat melihat deskripsi jika pengaturan "invited_pics_only")
• Proteksi terhadap double booking dan konflik jadwal
• Transaksi database untuk memastikan integritas data saat proses preempt booking
• Validasi captcha untuk mencegah abuse saat membuat booking
• Pencadangan data secara berkala
• Session management yang aman dengan CSRF protection

Kami tidak menjual, menyewakan, atau membagikan informasi pribadi Anda kepada pihak ketiga, kecuali:

• Dengan persetujuan eksplisit dari Anda
• Untuk mematuhi kewajiban hukum
• Untuk melindungi hak dan keamanan kami atau pengguna lain
• Dengan penyedia layanan tepercaya yang membantu operasional sistem

5.1 Berbagi Informasi dalam Sistem

Informasi berikut dibagikan kepada pengguna lain dalam sistem sesuai dengan fitur:

• Informasi Booking: Judul, waktu, ruang, unit kerja, dan nama PIC pemesan ditampilkan di kalender untuk semua pengguna yang memiliki akses (berdasarkan visibilitas)
• Deskripsi Meeting: Hanya dapat dilihat oleh admin, owner booking, atau PIC yang diundang (jika pengaturan visibilitas "invited_pics_only")
• PIC Invitations: PIC yang diundang dapat melihat informasi booking mereka di dashboard
• Preempt Booking: Informasi permintaan didahulukan dibagikan kepada pemilik booking yang diminta untuk didahulukan

Data Anda disimpan selama:

• Akun pengguna aktif (hingga akun dihapus)
• Data pemesanan disimpan sesuai dengan kebijakan arsip organisasi
• Log sistem disimpan maksimal 1 tahun
• Data yang dihapus akan dihapus secara permanen dari server

Anda memiliki hak untuk:

• Mengakses data pribadi Anda
• Memperbarui atau memperbaiki informasi yang tidak akurat
• Menghapus akun dan data terkait
• Menolak pemrosesan data tertentu
• Meminta portabilitas data
• Mengajukan keluhan terkait privasi

Kami menggunakan:

• Session cookies untuk autentikasi dan menjaga status login pengguna
• CSRF tokens untuk melindungi dari serangan cross-site request forgery
• Session storage untuk menyimpan preferensi pengguna sementara

Anda dapat mengatur browser untuk menolak cookies, namun hal ini dapat mempengaruhi fungsionalitas sistem seperti kemampuan untuk tetap login dan menggunakan fitur-fitur yang memerlukan autentikasi.

Kami dapat memperbarui kebijakan privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan akan diberitahukan melalui:

• Pemberitahuan di halaman login
• Email kepada pengguna terdaftar
• Update di halaman kebijakan privasi ini

Tanggal "Terakhir diperbarui" di bagian atas halaman ini menunjukkan kapan kebijakan terakhir diubah.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan privasi ini, silakan hubungi: